CITTA’ DI FERMO

      Regolamento Servizio Economato- Provveditorato

       ( Approvato con deliberazione Consiliare n.91 del 30/09/2014)

Regolamento
per il servizio provveditorato/ economato

ART.1 OGGETTO DEL REGOLAMENTO
1) Il presente regolamento detta norme per il funzionamento del servizio di provveditorato/ economato e della cassa economale. 
2) Il servizio di provveditorato-economato e di cassa economale è all’interno del settore Bilancio-finanze e la sua organizzazione è disciplinata con provvedimento del dirigente di settore che individua anche la responsabilità della cassa economale e dei magazzini attraverso l’individuazione degli agenti contabili di riferimento.
3) Le dotazioni di personale e strumentali sono adeguate al complesso delle funzioni che sono attribuite al servizio stesso con il presente regolamento.
4) Per le procedure contabili e di magazzino il servizio utilizza il sistema informatico dell'Ente a mezzo di idonei programmi applicativi. 

ART.2 ATTRIBUZIONI GENERALI
1) Il servizio provveditorato/economato svolge l'attività negoziale relativa all'approvvigionamento di beni e servizi strumentali all' attività di tutti i servizi dell'Ente, che non rientrino nella specificità degli altri settori, per i quali risulti conveniente accentrare il procedimento di acquisizione onde conseguire economie procedimentali e per i quali si ravvisino esigenze di uniformità sostanziale e di standardizzazione qualitativa anche su direttive dell’Amministrazione comunale. 
2) Nessun settore, servizio, unità operativa può ordinare direttamente forniture di beni, prestazioni o servizi o comunque attribuirsi funzioni riservate dal presente regolamento al provveditorato/economato. 

ART.3 ATTRIBUZIONI SPECIFICHE
1)Le attribuzioni del servizio economato/provveditorato comprendono: 
a) l'acquisto e/o il noleggio e/o il leasing dei mobili, degli arredi, delle macchine e attrezzature d'ufficio per stampa e riproduzione, degli attrezzi, strumenti e beni similari in dotazione agli uffici e servizi  in genere;
b) l'acquisto degli stampati, degli oggetti di cancelleria e di minuto consumo, dei materiali per stampa e riproduzione, per pulizia e delle provviste in genere occorrenti all'ordinario funzionamento; 
c) la stampa degli atti dell'ente, i lavori di legatoria, gli abbonamenti, gli acquisti di giornali, libri, riviste e pubblicazioni periodiche anche su supporto informatico; 
 d) la provvista di quanto occorre in occasione di ricevimenti, cerimonie, onoranze e simili, allestimenti di addobbi, convegni , riunioni , mostre e simili,  di medaglie, coppe, corone ed oggetti consimili sulla base di tempestive richieste dei servizi che devono anche garantire la copertura della spesa ;
e) la manutenzione e riparazione dei mobili e degli arredi, delle attrezzature e macchine per ufficio di cui al punto a); 
f) la gestione della massa vestiario del personale;
g) la gestione del servizio di pulizia degli uffici comunali e degli uffici giudiziari ;
h) le procedure amministrative accentrate relative all'approvvigionamento di carburante e lubrificante, mentre gli ordini di spesa sono in capo ai vari servizi; 
i) il pagamento delle tasse di circolazione per tutti i mezzi dell'ente;  
l) gli approvvigionamenti a carico dell’Ente per l’ordinario funzionamento degli istituti scolastici di competenza e per i servizi complementari di mensa scolastica;
m) la fornitura di buoni pasto al personale dipendente sulla base delle indicazioni del servizio personale
n) gli approvvigionamenti di materiali ad uso ripetuto e di cui abitualmente i  servizi detengono magazzino, acquisti da effettuarsi su segnalazione specifica dei vari servizi e con coperture di spesa a loro carico;
o) i servizi di trasporto, facchinaggio; 
 p) la gestione dei magazzini per i beni di cui è competente per l'approvvigionamento tranne quelli di cui al punto n  che sono in capo ai singoli servizi; 
q) la messa a disposizione dei servizi delle macchine fotocopiatrici;
r) le procedure per la formazione la tenuta e l'aggiornamento dell'albo dei fornitori per quanto di competenza e  con la collaborazione dell’ufficio contratti;
s) la tenuta ed aggiornamento degli inventari dei beni mobili ai sensi dell’art.20 del vigente regolamento di contabilità ed al controllo della custodia dei beni da parte dei  consegnatari; 
t) l’alienazione, donazione o distruzione dei beni e materiali dichiarati fuori uso;

u) ogni altra attività che gli organi di governo dell'Ente ritengano, per esigenze di economia e di uniformità procedimentale di affidare all'economato. 
2)Sono esclusi dalla competenza del Servizio Economato i seguenti acquisti e forniture:
a)	le attrezzature informatiche (hardware e software) e servizi di telefonia;
b)	materiale impiantistico relativo all’illuminazione;
c)	materiale bibliografico, documentario e iconografico, nonché di valore storico o artistico di competenza dei Settori preposti;
d)	gli approvvigionamenti di energia elettrica;
e)	gli approvvigionamenti per l’asilo nido comunale ed il materiale specialistico per il servizio Montessori;
f)	attrezzature e materiali specifici, quali ad esempio quelli per manutenzione immobili in economia,  che richiedono particolari conoscenze tecniche non disponibili nel servizio per cui i competenti Settori/Servizi provvedono direttamente.

ART.4 RISORSE FINANZIARIE E MODALITA' DI INTERVENTO
1) I fondi necessari all'espletamento delle attività di cui all'articolo 3 concernenti i servizi ed uffici  sono stanziati nel bilancio di previsione annuale ed assegnati al servizio  provveditorato/economato con il piano esecutivo di gestione.
2) I servizi richiedenti beni o servizi rientranti nella competenza dell'economato sono tenuti all'emissione di apposita richiesta scritta per ciascun fabbisogno; la richiesta, debitamente approvata dal dirigente responsabile che ne accerta la rispondenza alle effettive necessità, viene inoltrata al servizio economato/provveditorato. 
3) Quando esistano nel magazzino i beni oggetto della richiesta ovvero altri beni idonei a soddisfare il fabbisogno si deve esperire ogni possibile azione per il loro utilizzo prima di avviare il procedimento per l'acquisto di quanto richiesto. 
4) Qualora le richieste si riferiscano a forniture la cui spesa non sia stata contemplata nelle previsioni di bilancio dell'economato, il settore o il servizio richiedente dovrà indicare anche i mezzi di bilancio necessari alla copertura finanziaria della relativa spesa. 
5) Il servizio economato, verificata la regolarità della richiesta, provvede con immediatezza a darne corso. 

ART.5 ADEMPIMENTI DI COMPETENZA
1) L'attività negoziale del servizioprovveditorato/ economato, si espleta nel rispetto delle  disposizioni contenute nei regolamenti  di contabilità, dei contratti, per la disciplina dei procedimenti in economia e nelle leggi vigenti in materia anche con specifico riferimento al mercato elettronico- MEPA/CONSIP. 
2) L'espletamento delle aste pubbliche o pubblici incanti (procedure aperte), delle licitazioni private o appalti pubblici (procedure ristrette), delle trattative private con bando di gara (procedure negoziate) avviene in base agli atti predisposti dal servizio con il supporto del servizio contratti ed appalti a cui compete anche la stipula del contratto stesso con la ditta aggiudicataria. 
3) Le trattative private senza bando di gara e le procedure di spesa da realizzare in economia ai sensi del vigente regolamento vengono esperite direttamente dal servizio provveditorato economato. 
4) L'economato/provveditorato pone in essere tutte le iniziative ritenute necessarie per la programmazione dei fabbisogni , provvede a monitorare le potenzialità del mercato nella costante ricerca dell'ottimizzazione dei risultati. 

ART.6 MAGAZZINI ECONOMALI
1) La conservazione e distribuzione dei materiali approvvigionati dall'economato avviene negli appositi locali adibiti a magazzini economali affidati a dipendenti consegnatari responsabili della quantità dei materiali esistenti e della loro buona conservazione.
2) Il dipendente responsabile dei magazzini deve curare la presa in consegna dei materiali effettuando le opportune verifiche qualitative e quantitative e provvedere alla ordinata disposizione degli stessi per facilitarne la movimentazione ed il controllo. 

ART.7 SCORTE DI MAGAZZINO
1) La costituzione delle scorte di magazzino viene effettuata in base ai piani di approvvigionamento, ai tempi programmati per le consegne ed i pagamenti, ai fabbisogni ricorrenti dei servizi . 
2) Il Servizio economato/provveditorato ha ogni facoltà a tal fine necessaria per assicurare tempestivamente l'ordinario approvvigionamento di tutti i servizi senza costituire depositi eccessivi di materiali che possono deteriorarsi, risultare superati tecnicamente ed impegnare mezzi finanziari eccessivi per il loro acquisto. 
3) L'assunzione in carico dei materiali avviene in base alla documentazione che accompagna gli approvvigionamenti dalla quale sono desunti gli elementi da registrare; il discarico viene documentato da appositi buoni di richiesta presentati al magazziniere dai servizi , firmati dai riceventi, dai quali vengono desunte tutte le indicazioni da registrare. 
4) Alla fine dell'esercizio, alla presenza dell'economo, il dipendente addetto provvede all'inventario del magazzino redigendo apposito atto firmato da tutti i presenti. 
5) Le risultanze dell'inventario vengono verificate con le rimanenze risultanti dalla contabilità di magazzino; per le eventuali differenze accertate l'economo riferisce al dirigente il settore bilancio e finanze per le decisioni del caso esprimendo sulle stesse le proprie valutazioni.
6) L'economo, mediante periodiche verifiche, deve accertare che tutte le operazioni di magazzino e  di contabilità relativa siano effettuate regolarmente; deve inoltre accertare che per i materiali inservibili e non più suscettibili di proficua riparazione sia fatta dal magazziniere la proposta per la dichiarazione di fuori uso. 

ART.8 MASSA VESTIARIO
1) L'approvvigionamento e la distribuzione del vestiario agli aventi diritto avviene nei tempi e nei modi stabiliti dall'apposito regolamento.
2) Per il vestiario depositato nei magazzini economali si provvede all'assunzione in carico, al discarico al personale dipendente a mezzo di appositi prospetti firmati per ricevuta dai singoli consegnatari ed alle registrazioni contabili previste per gli altri materiali . 
3) Per il vestiario direttamente fornito ai servizi presso i quali opera il personale interessato la relativa assunzione in carico viene effettuata dal responsabile del servizio che provvede a comunicare all'economato tutti gli elementi, contabili e non, necessari al perfezionamento del relativo procedimento. 

ART.9 CASSA ECONOMALE
1) Il servizio di cassa economale viene svolto con le modalità stabilite dal presente regolamento. 
2) Il servizio di cassa economale provvede, ai sensi del comma 7 articolo 153 del D. LGS. 267/2000, al pagamento delle spese d'ufficio di non rilevante ammontare e comunque nei limiti di legge, alle spese che per la particolare natura delle prestazioni o forniture richiedono il pagamento in contanti ed alla riscossione delle entrate indicate nel presente regolamento; provvede alla custodia dei valori in consegna. 

ART.10 DOVERI DELL'ECONOMO E DEGLI ADDETTI AL SERVIZIO DI CASSA
1) Alla cassa economale è preposto l'economo comunale con la collaborazione degli addetti allo sportello di cassa.
2) L'economo è personalmente responsabile delle somme ricevute in anticipazione o comunque riscosse sino a che non ne abbia ottenuto regolare discarico; egli è altresì responsabile di tutti i valori consegnati alla cassa economale, anche dopo riposti nei mezzi di custodia, salvo i casi di forza maggiore.
3) Gli eventuali addetti al servizio sono responsabili dei fondi custoditi nella cassa, delle operazioni svolte e della corretta tenuta e conservazione della documentazione contabile; sono altresì tenuti all'osservanza delle disposizioni impartite dal dirigente del servizio finanziario e dall'economo connesse all'organizzazione delle attività svolte dal servizio di cassa.
4) Eventuali furti debbono essere denunciati immediatamente all'autorità di Polizia. Copia della denuncia è inviata al dirigente del servizio finanziario 
5) Le differenze di cassa – eccedenze o ammanchi – debbono essere comunicate al settore finanziario nel giorno stesso in cui si accertano; gli ammanchi debbono essere rimborsati immediatamente. Nel caso in cui, per la rilevanza della cifra, ciò non fosse possibile, il dirigente del servizio finanziario stabilirà le modalità per il rimborso. 

ART.11 ATTRIBUZIONI
1 ) La cassa economale provvede, nei limiti degli stanziamenti di parte corrente iscritti a tale titolo nel piano esecutivo di gestione, al pagamento in contanti delle  spese minute d’ufficio urgenti per acquisto beni e servizi  per le quali non si possa disporre l’ordinaria procedura di acquisto e pagamento per le quali si renda necessario il pagamento immediato, non programmabili ed il cui importo non superi € 500,00 od eccezionalmente € 1.000,00 o altro limite di legge.
2) Provvede , inoltre all’ anticipazione per indennità di missione ad amministratori e dipendenti ed al pagamento di quote di iscrizione a convegni, seminari, ecc. quando non sia possibile seguire l'ordinario procedimento di spesa. 

ART. 12 SPESE DI RAPPRESENTANZA
1) Costituiscono spese di rappresentanza quelle poste in essere dal  Sindaco, ovvero dagli Amministratori e  dai dirigenti per favorire l'attività del comune  nel perseguimento dei suoi fini istituzionali mediante contatti con persone ed organismi qualificati esterni all'amministrazione  comunale.
2) Le suddette spese, ai fini della loro liquidazione, devono essere motivate con la precisazione della circostanza che ha dato luogo alla spesa, nonché del numero e della qualifica delle persone per le quali essa è stata sostenuta; debbono essere documentate con fattura od altro documento fiscalmente idoneo, firmate da chi ha sostenuto la spesa e , nel caso di amministratore controfirmate dal  Dirigente Affari generali.

ART. 13 ANTICIPAZIONI AD AMMINISTRATORI E DIPENDENTI
1) La cassa economale può disporre di volta in volta anticipazione di fondi nei seguenti casi:
a) a favore di Amministratori e Consiglieri comunali  per spese relative a missioni e trasferte ;
b) a favore del personale dipendente per spese relative a missioni e trasferte.
2) Gli interessati, entro 3 gg. dal rientro dalla missione o trasferta, hanno l'obbligo di rimettere la richiesta di liquidazione delle spese sostenute e, entro lo stesso termine, di versare alla cassa economale i fondi eventualmente non utilizzati.

ART.14 FONDO DI DOTAZIONE
1) All'inizio di ogni anno il dirigente il servizio finanziario determina, con proprio atto, l'anticipazione di fondi da effettuare alla cassa economale per le sue esigenze ordinarie. 
2) L'erogazione dell'anticipazione è registrata al titolo 4° della spesa "servizi per conto di terzi" con obbligo di restituzione a fine esercizio. 
3) L'importo dell'anticipazione ordinaria viene fissato in € 5.000,00  e della somma ricevuta in anticipazione non potrà essere fatto un uso diverso da quello per cui venne concessa e prevista nel presente regolamento. A completo utilizzo da dimostrarsi con rendiconto da approvarsi con determina del settore, il servizio finanziario procede al rimborso delle spese rendicontate con l’imputazione a bilancio in modo tale da reintegrare la disponibilità liquida iniziale di € 5,000,00. 
 ART. 15 PAGAMENTI
1) L'economo provvede al pagamento delle spese di Provveditorato/Economato sulla base di documenti giustificativi (fatture, ricevute fiscali, parcelle e simili) liquidati con riferimento agli interventi e capitoli del P.E.G. 
2) Lo scontrino fiscale viene ammesso quale documento giustificativo della spesa fino ad euro. 50,00 od in casi particolari adeguatamente motivati. 
3) I pagamenti sui fondi di anticipazione vengono effettuati a mezzo di buoni numerati progressivamente compilati con procedure automatizzate emessi dall'economo e firmati dall'economo stesso e dal dirigente il settore finanziario. 
4) Ciascun buono deve indicare l'intervento e capitolo di bilancio a cui la spesa si riferisce, il numero dell'impegno, le generalità o la denominazione del creditore, il codice fiscale, l'oggetto della spesa e la somma ad esso dovuta e deve essere corredato dei documenti giustificativi della spesa regolari agli effetti fiscali. 
5) Delle somme ricevute il creditore deve dare quietanza. 

ART.16 RISCOSSIONE DI ENTRATE
1) Il servizio di cassa economale provvede alla riscossione delle entrate derivanti: 
a) dai corrispettivi per i servizi a domanda individuale e di altre prestazioni che per la loro saltuarietà non consentano di organizzare una apposita procedura di riscossione presso la tesoreria (depositi contrattuali, rimborso spese, costo copie e stampati, cartelli e cartografie ecc)  ; 
b) da introiti occasionali e non previsti per i quali il servizio finanziario ritiene sussista la necessità di immediato incasso. 
2) All’atto della riscossione l’economo rilascia regolare quietanza, datata e numerata progressivamente da staccarsi da un apposito bollettario vidimato dal dirigente del servizio finanziario ovvero emessa mediante procedure informatizzate. 
3) L’economo non può utilizzare le somme riscosse per eseguire pagamenti di spese di qualunque natura. 
4) Alla fine di ogni giornata lavorativa l'economo versa alla tesoreria comunale le somme incassate e trasmette al servizio finanziario la distinta degli incassi effettuati con allegata la relativa documentazione per il riscontro. 
5) Il servizio finanziario, dopo le dovute verifiche, provvede ad emettere le relative reversali per l'ammontare corrispondente . 

ART.17 CONTABILITA' DELLA CASSA ECONOMALE
1) L'economo ha l'obbligo di tenere costantemente aggiornato un giornale generale di cassa informatizzato. 
2) In appositi conti separati sono inoltre specificatamente distinti: 
a) gli incassi da riscossione di entrate, i versamenti periodici in tesoreria in conto di tali riscossioni ed il saldo; 
b) gli incassi da anticipazioni ordinarie, i pagamenti in conto delle stesse ed il saldo; 
ART. 18 SOSTITUZIONI
1) Nel caso di sostituzione dell'economo con altro addetto alla cassa economale colui che cessa dal servizio deve procedere alla consegna a quello subentrante. 
2) Per ciascuna consegna deve redigersi verbale in tre esemplari sottoscritti dall'elemento uscente, dal subentrante e dal dirigente il servizio finanziario. Un esemplare viene conservato dal servizio finanziario, gli altri due dagli interessati. 

ART. 19 COMPITI DI VIGILANZA
1) Il servizio di economato è sottoposto alla vigilanza dell'organo di revisione economico – finanziaria che provvede alle ordinarie verifiche trimestrali di cui all'art. 223 comma 1) del D. LGS. 18 agosto 2000 n. 267. 
2) Il servizio finanziario procede a verifiche saltuarie della cassa economale tutte le volte che lo ritiene opportuno.
3) Si procederà a verifica straordinaria di cassa a seguito di mutamento definitivo della persona dell'economo. 
ART.20 CONTO GIUDIZIALE
1) L'economo è tenuto a redigere il conto riepilogativo della gestione dell'intero esercizio precedente entro due mesi dal termine dell'esercizio, o della cessazione dell'incarico, secondo il modello approvato con D.P.R. 194/96 , con le modalità di cui all'art. 233 del D. LGS. 267/2000 ed a consegnarlo al Responsabile il servizio finanziario il quale né curerà il successivo inoltro alla Sezione Giurisdizionale della Corte dei Conti per il giudizio di conto. 
ART.21 CAUZIONE
1)	L'economo è esentato dal prestare cauzione.